Der Prozess zur Erstellung von Pensionsgutachten ist in den letzten vier Jahren kaum digitaler geworden. Gleichzeitig bestehen ein großer Bedarf und ein immenses Interesse an digitalen Lösungen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Digitales Aktuariat 2023“ der Unternehmensberatung WTW, für die rund 200 Unternehmensvertreter aus HR und Finance – von kleinen Unternehmen bis zu DAX-Konzernen – befragt wurden. Insgesamt stagnieren die digitalen Fortschritte bei der Meldung von Personendaten. Erst bei 14 Prozent der befragten Unternehmen sind Datenmeldungen per Knopfdruck möglich. Knapp die Hälfte der Befragten berichtet, sie seien in Bezug auf die Personaldatenmeldung immerhin recht gut digitalisiert, allerdings mit „Luft nach oben“. Bei fast 40 Prozent der Befragten sind weiterhin viele manuelle Nachbearbeitungen notwendig. Dies betrifft überwiegend kleine und mittelständische Unternehmen. Dieses Bild ist seit der Vorgängerstudie aus 2019 weitgehend unverändert, heißt es.
Der Zeitaufwand für die Zusammenstellung der Datenmeldungen hatte sich zwischen 2014 und 2019 im Durchschnitt über alle befragten Unternehmen von etwa 15 Tagen auf circa 4 Tage reduziert. Ein weiterer Fortschritt wurde jedoch in den vergangenen Jahren seit 2019 nicht erzielt. Bei Großunternehmen hingegen hat sich der Aufwand seit von circa 8,5 auf 5,5 Tage reduziert. Große Unternehmen scheinen somit weitere Maßnahmen zur Beschleunigung der Prozesse getroffen zu haben. Der Zeitaufwand für die Datenplausibilisierung (etwa ein Tag) hat sich hingegen für Unternehmen aller Größenordnungen seit 2019 kaum verändert. Ein nicht unwesentlicher Teil der regelmäßigen Abstimmungen zwischen Unternehmen und Aktuar besteht darin, die für die versicherungsmathematischen Bewertungen relevanten Parameter (zum Beispiel Diskontierungszinssätze oder Einkommenstrends) sowie weitere Daten (zum Beispiel die Summe der erfolgten Auszahlungen oder des Planvermögens) abzustimmen. Dieser Prozess läuft nach wie vor überwiegend manuell mit relativ vielen (Nach-) Bearbeitungen.
Eine Lösung für die Digitalisierung dieses Prozessschrittes kann eine web-basierte Datenschnittstelle oder -oberfläche schaffen: Rund 60 Prozent der HR-Verantwortlichen und etwa zwei Drittel der Finance-Verantwortlichen sehen Vorteile durch diesen Lösungsansatz. Wie wir von Wilhelm Puschinski, Chefaktuar bAV bei WTW hören, ist dieser Lösungsansatz einer web-basierten Oberfläche noch neu und wird von WTW gerade umgesetzt. „Wir gehen davon aus, dass dieser technologische Fortschritt schnell von unseren Kunden aufgegriffen und einen wesentlichen Beitrag zur Effizienz leisten wird“, ist Puschinski überzeugt.
Reporting hat noch hohes Digitalisierungspotential
Lediglich zwei Prozent aller Befragten bzw. acht Prozent der Großunternehmen nutzen bereits heute eine vollständig digitalisierte Lösung zur Verarbeitung der Gutachtenergebnisse. Die überwiegende Mehrheit (70 Prozent) der Unternehmen verarbeiten die Gutachtenergebnisse noch manuell. Damit besteht ein hohes Automatisierungspotential, während die inhaltlichen und zeitlichen Anforderungen für Finance-Abteilungen in der Phase der Jahresabschlusserstellung wohl weiter steigen werden. Wenngleich das Reporting bisher nur in Ausnahmefällen vollautomatisiert ist, existieren ambitionierte Ziele: 40 Prozent der Groß- und Mittelstandsunternehmen streben die Nutzung einer automatisierten Buchungsschnittstelle innerhalb der kommenden fünf Jahre an. Um dieses Ziel erreichen zu können, sind einige Hürden zu überwinden. Buchhaltungssysteme und -prozesse sind vielfach nicht einheitlich in einem Konzern, Importfunktionalitäten eingeschränkt. Die Implementierung einer automatisierten Buchungsschnittstelle ist daher ggf. mit hohem Aufwand in der Einrichtung verbunden. Unternehmen benötigen demnach Unterstützung bei der Optimierung ihrer eigenen Technologien und der Reduzierung der Komplexität ihrer Prozesse.
Erwartungen: Steigerung von Effizienz und Qualität
Die befragten Unternehmensvertreter wünschen sich vor allem Flexibilität sowie ein Fortschreiten der Digitalisierung. Knapp 70 Prozent der HR-Befragten wünscht sich eine automatisierte Prüfung der HR-Daten in Echtzeit beim Upload der Personaldaten. Im Finance-Bereich wünschen sich 70 Prozent der Befragten die Option, versicherungsmathematische Bewertungen über einen Onlinezugriff selbst durchführen zu können – gefolgt von der bereits besprochenen automatisierten Buchungsschnittstelle. Last but not least: Eine App, um die wesentlichen Accounting-Ergebnisse jederzeit online greifbar zu haben, steht ebenfalls weit oben auf der Wunschliste.
Rund 50 Prozent der Befragten sehen zudem sinnvolle Möglichkeiten, Robotik oder Künstliche Intelligenz im Gutachtenprozess zu nutzen, zum Beispiel im Bereich der Datenplausibilisierung bzw. bei der Verbuchung der Gutachtenergebnisse. Hier wird sich zeigen, welche Maßnahmen Unternehmen und Gutachter in der Zukunft ergreifen werden, um wesentliche Fortschritte erzielen zu können. Wie wir hören, laufen bei WTW derzeit zahlreiche KI-Initiativen in verschiedenen Beratungsgebieten. Speziell im Gutachtenprozess wird derzeit im Markt aber noch keine KI eingesetzt. Die größte Effizienzsteigerung erwartet Chefaktuar Puschinski derzeit von automatisierten Datenprüfungen.
Kostenaspekt nicht unerheblich
Spannend ist in diesem Zusammenhang auch die Frage, was eine vollumfängliche Digitalisierung der versicherungsmathematischen bAV-Gutachten an Kosteneinsparungen den Unternehmen bringen könnte. „Die erwarteten Kosteneinsparungen können je nach derzeitigem Stand der Digitalisierung im jeweiligen Unternehmen sehr deutlich sein“, so Puschinski, schließlich ist das „unsere Aufgabe als Gutachter, den Kunden aufzuzeigen, welche Einsparpotentiale durch bessere, digitale Prozesse zu heben sind. Sowohl bei uns als auch beim Kunden.“
Doch welche Vorteile bringt die Digitalisierung? Die Befragten sehen hier mehrheitlich eine Steigerung von Effizienz und Qualität. Darüber hinaus soll die Abhängigkeit von historischem Wissen verringert werden, was insbesondere im Hinblick auf eine anstehende Pensionierungswelle ein wichtiges Thema ist. Die Studie zeigt auch, dass Verbesserungen benötigt werden, um die Erwartungshaltung der Unternehmen erfüllen zu können, denn rund 80 Prozent der HR-Verantwortlichen und 70 Prozent der Finance-Verantwortlichen gehen davon aus, dass sich die Prozesse im Zuge der Jahresabschlussarbeiten beschleunigen werden. Zusätzlich erwarten circa 60 Prozent der Finance-Verantwortlichen in Zukunft, dass der Bedarf an Planungszahlen (Prognosen) oder Risikoanalysen (Alternativ-/Sensitivitätsberechnungen) ansteigen wird.
Starken Gegenwind seitens der Regulatorik verspürt WTW-Spezialist Puschinski indes nicht. Regulatorische Anforderung seien lediglich insbesondere im Bereich des Datenschutzes und bei Schriftform-Anforderungen hoch, ließen sich aber mit vernünftigem Aufwand umsetzen.
Goran Culjak ist Redakteur bei dpn – Deutsche Pensions- & Investmentnachrichten. Davor arbeitete er bei PLATOW als Fachredakteur für Versicherung und Altersvorsorge und etablierte die Risikomanagementkonferenz. Der Diplom-Betriebswirt (FH) startete 2004 als Pressereferent bei Union Investment seine berufliche Laufbahn.